Presidium

Het Presidium heeft op 14 april conform voorstel het volgende besloten:

1. Het Presidium stemt in met de voorbereiding van digitaal vergaderen met beeld en geluid door Company Webcast zoals hierboven beschreven.
2. Er wordt een contract afgesloten tot 31-12-2020, waarvan de kosten pas worden doorberekend zodra er een besluitvormende raadsvergadering met beeld en geluid wordt uitgeschreven.
3. Bezien wordt of de benodigde apparatuur (laptop / iPad) bij de raadsleden aanwezig is en ook werkt. Er worden daarnaast ook nadrukkelijk eisen gesteld aan de beschikbaarheid van benodigde techniek bij de deelnemers aan de vergadering.
4. Hoe het vergaderproces dan precies gaat verlopen is op dit moment voor ons natuurlijk niet geheel duidelijk. (denk aan wijze van stemmen/besluiten/inspraak maar ook de combinatie in het gebruik van iBabs). Hiervoor zullen we een keer moeten proefdraaien. Hiervoor zal Company Webcast wel kosten in rekening brengen. Deze stap wordt pas gezet op het moment dat besloten is om een digitale vergadering uit te schrijven.

Dit besluit is meteen aan Company Webcast doorgegeven. E.e.a. zal tijdig -voor de besluitvormende raadsvergadering van 2 juni- worden gerealiseerd.

Vervolgens hebben enkele fractievoorzitters mij benaderd met de vraag te onderzoeken of de digitale vergadertool met beeld en geluid van de heer Jacco Kwaaitaal een optie is voor onze gemeente vanwege de geringe kosten.
De vergadertool die Jacco Kwaaitaal aanbiedt, is gebaseerd op zogenaamde open source software.
De gemeente Oirschot maakt al geruime tijd van de diensten van de firma Company Webcast gebruik voor de registratie en uitzending van de reguliere (analoge) raadsvergaderingen. Tevens verzorgt deze firma voor Oirschot (en vele andere gemeenten) de wettelijk verplichte archivering uit van de audiothulen van de
besluitvormende raadsvergaderingen. Dit conform de eisen die de archivaris (Regionaal Historisch Centrum Eindhoven RHCe) daar aan stelt. Voor het digitaal
vergaderen biedt Company Webcast een vergadertool aan waarbij zij garanderen dat de informatieveiligheid en privacy geborgd zijn en zij beeld en geluid van de
vergadering niet alleen verzorgen, maar ook via internet uitzenden en vervolgens archiveren conform afspraken. Ook dat is wettelijk verplicht bij besluitvormende
raadsvergaderingen.
Het is niet raadzaam om dit voor een beperkt aantal digitale raadsvergaderingen met een ander tool te doen, waarbij we niet zeker zijn van goede uitzending via het
web (geen ervaring mee) en in ieder geval niet de gecertificeerde archivering kunnen borgen.
We hebben dit besproken met de heer Kwaaitaal die begrip had voor deze argumenten.