Presidium

Op 31 maart jl. heeft het Presidium ingestemd met de voorgestelde planning van raadsbijeenkomsten tot het zomerreces. Daarnaast is afgesproken dat onderzocht gaat worden, voor het geval dat de corona-maatregelen langer gaan duren dan nu voorzien, naar mogelijkheden om in noodsituaties besluitvormende raadsvergaderingen te houden. Vastgesteld is dat tot op heden er geen raadsvoorstellen op de plank liggen waarvan de besluitvorming strikt noodzakelijk is.
Indien de maatregelen van het Kabinet en RIVM worden verlengd, en daardoor de gemaakte afspraken niet door kunnen gaan, kan worden overgestapt op digitaal vergaderen met beeld en geluid, toegankelijk voor iedereen; ook burgers/geïnteresseerden.
We kunnen dan gebruik maken van het aanbod van Company Webcast om digitale vergaderingen met video te registreren, vast te leggen en te streamen zodat kijkers de vergadering kunnen volgen op een plaats en tijd die de kijker het beste uit komt. Company Webcast verzorgt voor onze gemeente nu ook de geluidsuitzendingen van de besluitvormende raadsvergaderingen via internet / gemeentelijke website.
De vergadertool is met Pexip. Deze tool wordt door een partner van Company Webcast geleverd. Dat werkt verder overigens voor de raadsleden hetzelfde als de bekende vergadertools, maar is iets meer afgestemd op de rol van de voorzitter van de vergadering.
De kosten zijn beperkt tot de geoffreerde kostprijs per vergadering. Als bestaande klant met een licentie krijgen we een korting van 50% en betalen we € 750,-per gestreamde digitale vergadering. Door er een einddatum aan te hangen kunnen we voorkomen dat contracten oneindig doorlopen. Aangegeven wordt dat de doorlooptijd dagkoersen zijn maar je moet eerder denken in dagen dan in weken.
Voorstel griffier:

1. Het Presidium stemt in met de voorbereiding van digitaal vergaderen met beeld en geluid door Company Webcast zoals hierboven beschreven.
2. Er wordt een contract afgesloten tot 31-12-2020, waarvan de kosten pas worden doorberekend zodra er een besluitvormende raadsvergadering met beeld en geluid wordt uitgeschreven.
3. Bezien wordt of de benodigde apparatuur (laptop / iPad) bij de raadsleden aanwezig is en ook werkt. Er worden daarnaast ook nadrukkelijk eisen gesteld aan de beschikbaarheid van benodigde techniek bij de deelnemers aan de vergadering.
4. Hoe het vergaderproces dan precies gaat verlopen is op dit moment voor ons natuurlijk niet geheel duidelijk. (denk aan wijze van stemmen/besluiten/inspraak maar ook de combinatie in het gebruik van iBabs). Hiervoor zullen we een keer moeten proefdraaien. Hiervoor zal Company Webcast wel kosten in rekening brengen. Deze stap wordt pas gezet op het moment dat besloten is om een digitale vergadering uit te schrijven.
   Kortom, we hebben best nog een weg te gaan.

- OirschotGlas
Ik wil graag voor het presidium van dinsdag a.s. "Oirschotglas" op de agenda zetten. Ik begrijp dat er met alle fracties al enige vorm van contact is geweest met Oirschotglas m.b.t. de leges kosten. (onderaan toch even aangegeven wat er speelt voor degenen die e.e.a nog niet hebben gelezen/gehoord).
Omdat het, zeker momenteel, gaat om - cruciale digitale infrastructuur en daarnaast -de coöperatie mogelijk toch al in zwaar weer komt omdat wellicht een deel van de aangesloten adressen, de rekeningen binnen afzienbare tijd niet kan betalen ten gevolge van de crisis, wil ik met jullie bespreken of het mogelijk en wenselijk is om bij de gemeente aan te dringen op uitstel van het versturen van de leges-rekening zodat zorgvuldig gekeken kan worden naar een oplossing passend bij de intenties van de raad dd 29-09-2015
Samengevat waar het om gaat:
Indertijd zijn bijzondere leges-afspraken gemaakt met Oirschotglas. (Als we ons dat goed herinneren was dat omdat alle politieke partijen -en het college van toen- het een heel welkom initiatief van deze vrijwilligersgroep vonden, maar dat we vanwege Europese wetgeving geen subsidie mochten verstrekken).
We hebben indertijd als raad in een motie aangedrongen op het vergunningstraject optimaal kosteneffectief in te richten en 200.000 euro beschikbaar gesteld.
Nu lijkt het erop dat de coöperatie van de gemeente een rekening van 140.000 Euro ipv 88.500 euro, waar in overleg met de gemeente op begroot is, zal krijgen. (De 200.000,- is niet gebruikt en naar de algemene reserves gegaan) . Daarbij speelt ook nog dat de rekeningen van de gemeente zodanig laat kwamen dat deze ook niet in het financiële plaatje van de coöperatie konden worden meegenomen.